Arbetsmiljö vid distansarbete

Det är fortfarande oklart hur arbetet hemifrån under pandemin påverkat hälsan i samhället. Många har upplevt positiva effekter av minskat resande, arbetsbesparande teknik, ökad effektivitet och tidsbesparing. Men hypotetiska risker finns också, till exempel ergonomi, gränsdragning mellan fritid och arbete och en upplevelse av isolering och ensamhet. Företagshälsovården vittnar om signaler på ökat missbruk.

En risk för dig som chef med ett ökat antal medarbetare som arbetar på distans kan vara en ökad press och oro för dina medarbetares hälsa.

Checklista vid frivilligt distansarbete

Hemarbete eller distansarbete?

I dagligt tal blandar vi ofta uttrycken ”arbeta hemifrån” och ”arbete på distans”. I juridisk mening skiljer sig dessa åt, där arbete hemifrån är det som många av oss ägnade oss åt under pandemin, när arbetsgivarna rekommenderades att låta arbetstagarna arbeta hemifrån.

Distansarbete är en mer permanent arbetsform där arbetstagaren och arbetsgivaren har en överenskommelse om att hela eller delar av arbetstagarens arbete utförs utanför kontoret.

Förtroendearbetstid

Förtroendearbetstid och distansarbete ska inte förväxlas. Förtroendearbetstid kännetecknas av att det föreligger ett förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare, att arbetsuppgifterna utförs med kvalitet och i tid.

Det finns inte någon rätt för den som har förtroendearbetstid att arbeta hemma regelbundet eller i stor omfattning. Däremot är det inte ovanligt att den som har förtroendearbetstid har möjlighet att arbeta utanför arbetsplatsen i skiftande omfattning. Möjligheten beror helt på arbetets natur och ytterst avgör arbetsgivaren.

Tanken är inte att du ska arbeta mer än normalt, utan att du ibland arbetar mer och ibland mindre, beroende på situationen.

Organisatorisk och social arbetsmiljö vid distans- och hemarbete

Arbetsgivaren har i princip samma arbetsmiljöansvar för medarbetare som arbetar på distans som om de sitter på kontoret, med undantag för frågor som ventilation och ombyggnation av hemmet. Arbetstagare har samtidigt ett stort ansvar för att säga ifrån när det finns risker i deras arbetsmiljö.

Läs mer om arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljö.

Enligt modellen KASAM, som står för ”känsla av sammanhang”, behöver var och en på arbetsplatsen uppleva sitt uppdrag som hanterbart, begripligt och meningsfullt för att kunna trivas och må bra på jobbet. Som chef kan du bidra till det genom konkreta förväntningar och krav, återkoppling, tillräckliga resurser och ett tydligt syfte med arbetsuppgifterna.

Utifrån KASAM-modellen – samt med framgångsfaktorer för att skapa en hälsosam arbetsplats – behöver arbetssätt och organisation ses över och individanpassas när arbetet sker på distans. Ta reda på vad i de naturliga drivkrafterna, som exempelvis kollegor och ledarskap, som ni riskerar att förlora när arbetet delvis sker på distans.

När arbetet sker på distans blir det ännu viktigare att:

• Skapa delaktighet och inflytande med ett tydligt, närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap.

• Undvika att bli alltför kontrollerande som chef.

• Integrera systematiskt arbetsmiljöarbete i vardag och verksamhetsplanering. Riskbedöm kontinuerligt.

• Samverka för att undvika för hög arbetsbelastning och underlätta gränsdragning mellan arbete och fritid. Läs mer under Organisatorisk och social arbetsmiljö.Lär er allt om det digitala arbetets fördelar och fallgropar, skapa strategier.

• Skapa förutsättningar för kreativitet.

• Strukturera den sociala samvaron för att bryta eventuell isolering.

• Ge varandra kontinuerlig återkoppling och för en dialog för att upptäcka tidiga signaler på obalans och ohälsa – det är viktigt att fråga om HUR inte bara om VAD.

• Skapa en välfungerande rehabiliteringsprocess.

• Koppla in professionellt stöd vid behov.

Tidiga signaler på ohälsa hos medarbetare på distans

Att tidigt upptäcka signaler på obalans och ohälsa blir både svårare och viktigare vid distansarbete. Det kräver att du som chef har en lyhördhet och närvaro i medarbetarnas vardag med kontinuerlig uppföljning. Exempel på varningssignaler hittar du under rubriken Upptäck obalans genom dialog på vår sida om Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Riskbedömning vid arbete på distans

Utifrån SAM-hjulet – undersök, riskbedöm, åtgärda och följ upp – ska arbetsgivaren göra en skriftlig bedömning av vilka risker som finns och hur allvarliga de är. Samma sak gäller inför ändringar av verksamheten. Bedömningen ska avgöra om någon i personalen, både anställda och inhyrda, riskerar att drabbas av ohälsa eller olycksfall på jobbet.

Hos Prevent hittar du en checklista som innehåller frågor om den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön vid distansarbete. Använd checklistan som ett hjälpmedel för att undersöka arbetsförhållandena för hela arbetsgruppen, verksamheten och företaget när medarbetarna arbetar på distans.

Din egen arbetsmiljö vid distansarbete

I den här filmen berättar Lisa Wiklund, tidigare chefsutvecklare på Ledarna, hur du som chef kan göra för att i tid uppmärksamma både dina egna och teamets arbetsmiljörisker vid arbete hemifrån och på distans. Filmen spelades in medan pandemin pågick och har därför ett sådant fokus, men innehållet är relevant även fortsatt.